Шаблоны MS Office в корпоративной сети

Небольшое введение

Наблюдая за тем, как мои коллеги, бывшие коллеги, бывшие и нынешние клиенты, … (список можно продолжить, но, думаю, все уже уловили тенденцию ) пользуются MS Office, я пришел к выводу, что большинство специалистов (даже тех, кто считают себя знатоками этого пакета) не используют большую часть его возможностей. У меня давно зрела мысль начать серию статей о возможностях этого замечательного пакета и я даже делал некоторые попытки (например, рассказывая о формах в Word: здесь, здесь и немного здесь), но все в конце-концов заглохло.

И вот еще один “подход к снаряду”. Надеюсь, в этот раз будет удачнее. Итак, начнем…

Что такое шаблоны Office и для чего они нужны?

О шаблонах в Office, знает, пожалуй, любой продвинутый пользователь. В двух словах – это заготовки, из которых потом можно создавать реальные документы. Знают о них хотя бы потому, что при попытке сохранить документ через меню “Save As” на выбор предлагается сразу несколько типов шаблонов:

Знать-то знают, но на практике чаще применяют простой и незамысловатый способ: “чтобы создать новый документ, нужно скопировать такой же старый и поправить его”. Способ рабочий, соглашусь (сам пользовался не раз – как не согласиться), но имеющий несколько существенных недостатков из которых я выделю самые, на мой взгляд, значительные:

• исправляя готовый документ нужно быть очень внимательным, чтобы не оставить в нем данные предыдущего документа (суммы, персональные данные, даты, специальные пункты, …). В шаблоне этого просто нет, а места которые обязательны для заполнения, на много заметнее (смотрим те же формы)
• формы документов со временем меняются (от оформления до содержимого), а люди, создающие документы на основе предыдущих, могут все изменения пропустить.

Итак, если вы обычный (“домашний”) пользователь, то заморачиваться созданием шаблонов, вам и правда ни к чему, ну разве что вы создаете большое количество однотипных документов. А вот если речь идет о компании, пусть и небольшой, но желающей навести порядок в своем “офисном хозяйстве”, работу с шаблонами стоит освоить.

По большому счету, это не такой уж и сложный навык, все что вам нужно знать, это:

• как создавать шаблоны;
• как делать их доступными всем пользователям вашей организации;

Как создавать шаблоны?

Это самый простой из сегодняшних вопросов. Все что вам нужно сделать:

1. Создать новый документ
2. Поместить в него весь нужный контент (в идеале, если документ подразумевает только незначительные правки, то лучше всего создать форму, да еще и защищенную от изменений).
3. Сохранить документ в формате шаблона (например для Word это будет расширение *.dotx)

Основное отличие в поведении шаблона и обычного документа, в том, что открывая шаблон, вы автоматически создаете новый, еще несохраненный документ, но у которого содержимое равно содержимому шаблона. Это значит, что случайно затереть шаблон, просто нажав “Save” у вас не получится – нужно будет выбрать новое расположение документа.

Как дать доступ к шаблонам всем пользователям?

Способ #1. Простое сетевое хранение

Мы просто складываем все шаблоны в одну сетевую папку и выдаем каждому пользователю ярлык на нее. А уж он сам решает, где разместить ярлык. Скорее всего, на рабочем столе.

Способ, кстати, довольно неплох, ведь можно включить предпросмотр документов и сразу видеть в чем разница между шаблонами:

Способ #2. Папки шаблонов Office

Предыдущий способ всем бы хорош, но если пользователь, уже открыв Word выберет команду “New” то наших шаблонов он не увидит:

А ведь для многих работающих с компьютером, это самый естественный способ работы – сначала запустить программу, а уже потом создать в ней артефакт!!!

Итак, как заставить Office увидеть нашу папку с шаблонами?

Достаточно просто:

• Открываем Options в любом из офисных приложений
• Выбираем подраздел Advanced
• Проматываем доступные опции почти до конца, находим и нажимаем кнопку “File Locations…”

• Находим строку “Workgroup templates”, нажимаем кнопку “Modify…” и выбираем нужную директорию.
• Получаем примерно вот такой результат

Закрываем все окна, само приложение и пробуем открыть его заново. И что мы видим? В панели создания нового документа (оно же кстати, открывается при открытии приложения) появилось 2 раздела “FEATURED” и “SHARED”. И если нажать на второй, то мы увидим те самых 2 наших шаблона:

Отдельный плюс: в папке шаблонов можно создавать подпапки, которые тоже будут видны (только если они содержат шаблоны!):

Конечно, править руками настройки для нескольких сотен пользователей – идея не из лучших. Что можно предложить взамен?

Первый (слегка хакерский вариант) – прямая правка реестра. Например, если у вас на предприятии используются централизованно управляемые скрипты, которые запускаются при входе пользователя в систему (я сам будучи администратором небольшой компьютерной сети на заре 2000-х использовал этот способ постоянно), то правку реестра можно возложить на них.

Нужный нам узел имеет путь HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General, а искомое значение называется SharedTemplates:

Впрочем, для современного предприятия с развернутым Active Directory, способ явно не подходящий! А потому переходим к 3-му…

Способ #3. Папки шаблонов Office + Active Directory + Групповые политики

Собственно это самый разумный способ для распространения информации о шаблонах для любой организации, использующей Active Directory. Боле того (!) освоив групповые политики Office можно управлять просто огромным числом параметров его поведения (да что там говорить, с помощью GPO (Group Policy Object)  – управлять можно не только Office…).

Давайте посмотрим как установить местонахождение папок шаблонов в самом простом случае – сразу для всего домена (всех пользователей в домене). Итак:

• Сначала нужно скачать административные шаблоны к Office: Office 2013 Administrative Template files (ADMX/ADML) and Office Customization Tool. При скачивании нужно будет выбрать битность системы, на которой вы будете использовать шаблоны (32 или 64).
• Затем распаковать скачанный файл (это ничто иное как саморазворачиваемый архив).

Получим примерно вот такое содержимое

Нас интересует папка admx – это и есть шаблоны для групповой политики. А папка admin – шаблоны для настройки дистрибутива Office перед развертыванием, но мы ими пользоваться не будем.

• Далее содержимое папки Admx нужно скопировать в папку %systemroot%\PolicyDefinitions\ или, проще говоря, в C:\Windows\PolicyDefinitions
• Теперь нужно запустить оснастку Group Policy Management. Самый быстрый способ сделать это:
  • нажать Win + R
  • ввести gpmc.msc

Откроется примерно вот такое окно:

• Разворачиваем папку Domains/<наш домен>/Group Policy Objects

• Теперь мы можем либо поправить одну из существующих политик, либо создать новую. Мы пойдем вторым путем, а саму политику назовем например “Office Policy”
• Для вновь созданной политики вызовем редактор:

• В редакторе политики раскроем дерево до уровня User Configuration/Administrative Templates/Microsoft Office 2013/Shared Pathes и щелкнем в правой панели на строку Workgroup template path:

• В открывшемся окне установим признак включения политики в Enabled, а в качестве опции введем адрес папки с шаблонами.

• Теперь осталось лишь указать область действия нашей групповой политики (у нас это будет просто весь домен). Для этого:
  • вернемся в оснастку Group Policy Management
  • в дереве объектов политик перейдем на узел домена и в контекстном меню выберем пункт “Link an Existing GPO…”

• В открывшемся окне выберем нашу политику “Office Policy” и нажмем OK.

Все!!!

Теперь достаточно все закрыть, выйти и снова войти нужным пользователем в систему! Результат будет в точности как в варианте 2, только все куда технологичнее!!!

P.S. Прошу прощения за такую “разжеванность”. Как опять же показывает опыт, пользоваться групповыми политиками и шаблонами умеют далеко не все администраторы.