Таблицы в формах Word 2013

Примерно полгода назад, к статье Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы “парой кликов” был добавлен комментарий от Яны Ивановой, в котором было вот такое замечание:

размножить поля с ответами, если их надо вписать несколько, там не получится

На самом деле, вопрос про вставку/извлечение табличных данных в формы Word звучал еще раньше. К сожалению, Word 2007/2010 при использовании механизма Сontent Сontrols (о котором и шла речь в статье) позволяли создавать электронные формы только с заранее заданным, жестким количеством полей.

Да, был еще один механизм, под названием Custom XML, который существовал еще для Office 2003, и даже был включен в ISO стандарт на формат файлов .docx. Но, увы:

• он был сложнее в использовании, чем Сontent Сontrols (как минимум, он работал только с XML Schemas, а не исходным XML)
• Microsoft был вынужден удалить этот механизм из Office под давлением компании i4i

(чуть более подробно и о механизме и о патентном споре можно прочесть тут).

Получается, что ни о таблицах, ни о списках (даже такой, простой с виду вещи, как переменный список подписантов/согласующих) в электронных формах на базе Word речь идти не могла.

Однако, все меняется, и такой востребованный механизм появился-таки в Office 2013. Более того, теперь в Word есть собственный инструмент привязки Content Controls к узлам XML (чтобы потом извлекать/загружать данные в документ), а значит необходимость в сторонних утилитах, таких как Word Content Control Toolkit отпала.

Давайте посмотрим, как работают эти 2 механизма!

Шаг 0. Создание исходного документа

Для начала создадим исходный документ. Пусть это будет шаблон отчета о совещании, а в качестве данных для формы возьмем:

• Одиночные поля: тема совещания, дата, ФИО секретаря
• Список: список участников
• Таблица: таблица принятых решений (столбцы: Вопрос, Принятое решение и Ответственный, Контрольный срок)

Шаг 1. Определение структуры XML для сохранения результата

Особо не будем придумывать и остановимся на следующей структуре:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" subject="" date="" secretary="">
    <participants>
        <participant name=""/>
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="" solution="" responsible="" controlDate=""/>
    </decisions>
</meetingNotes>

Тэги <participant> и <decision> могут повторяться многократно. Пространство имен (в примере оно urn:MeetingNotes) желательно указать. 

Сохраним полученный XML на диске.

Шаг 2. Подключение созданного XML в шаблон документа

• Переходим на закладку Developer и нажимаем “XML Mapping Pane”

• В открывшейся панели раскроем список доступных XML-частей и выберем пункт (Add new part…)

• В открывшемся диалоге выберем ранее созданный XML-файл
• Снова раскроем список доступных XML-частей и выберем только что добавленную:

Шаг 3. Добавление content controls для одиночных полей на форму

Процедура простого добавления была описана в статье, но мы пойдем немного иным путем – будем создавать контролы, сразу привязанные к узлам схемы.

Посмотрим, как создать такое поле для темы (и связать его с атрибутом subject):

• Ставим курсор на место, где будет располагаться тема (в нашем случае еще предварительно придется удалить слова Тема и поменять стиль с курсива на обычный)
• В панели XML Mapping щелкаем на элемент @subject и в контекстном меню выбираем Insert Content Control\Plain Text

• Выбираем вставленный контрол и щелкаем на “Properties” на закладке Developer

• В открывшемся окне вводим заголовок для контрола

Результат:

Полностью аналогично поступаем с полем “ФИО  секретаря“ (его свяжем с атрибутом @secretary). А вот для поля дата будет ряд отличий:

• При вставке контрола вместо Plain Text выберем Date Picker
• В свойствах контрола установим локаль (язык) и формат даты – чтобы выводить дату в привычном нам виде, а также как сохранять дату в XML (только дату):

Полученный промежуточный результат выглядит вот так:

Шаг 4. Создание списка участников

• Приведем список участников к виду “заголовок и один пустой маркер списка” (можно просто удалить все, и создать пустой список) и поставим курсор на первую строчку списка:

• На закладке Developer выбираем вставку элемента Repeating Section:

Получим примерно такой результат

• В панели XML Mapping щелкаем на элемент partisipants, раскрываем на один уровень вниз, выбираем элемент participant и в контекстном меню выбираем Insert Content Control\Map to Selected Content Control

• Не снимая выделения с контрола, задаем его параметры:

• Вновь выделяем контрол, и заменяем содержимое в нем на 1 пробел (звучит как шаманство, но это нужно, чтобы сохранился наш стиль списка)

• Переставляем курсор перед пробелом, переходим на панель XML Mapping, раскрываем дерево от элемента participant вниз до @name, выбираем элемент @name и в контекстном меню выбираем создание Plain Text контрола

• Задаем параметры добавленного контрола
• Снова возвращаемся к параметрам Repeating Section. Тут нужно поставить курсор внутри секции, но за вставленным контролом для имени (контролировать, что мы все правильно сделали можно по появившемуся имени секции Участники):

• Вновь открыть свойства секции и поставить галочку

Последняя манипуляция нужна для того, чтобы пользователь, когда будет редактировать не ткнул случайно мимо нашего контрола для ввода имени. Это не страшно с точки зрения внешнего вида, но печально скажется на извлечении данных.

Ну и примерно так выглядит текущий шаблон:

Шаг 5. Настройка таблицы решений

• Преобразуем таблицу так, чтобы осталась только шапка и 1 пуста строка:

• Выделяем эту пустую строку и вставляем элемент Repeating Section, как на предыдущем шаге и также аналогично:
  • Указываем параметры вставленной секции
  • Привязываем нашу секцию к элементу decision (он будет виден, если раскрыть decisions)

• Вставляем элементы для каждой ячейки:
  • Встаем в первую ячейку в строке
  • Раскрываем элемент decision в панели XML Mapping
  • Щелкаем на элемент @problem и выбираем в контекстном меню
  • Настраиваем элемент
  • … повторяем предыдущие шаги для пар:
    • Принятое решение – @solution
    • Ответственный – @responsible
    • Контрольный срок – @controlDate
• Вновь выделяем секцию Решения и как мы делали со списком – запрещаем редактирование.

Наш результат:

Шаг 6. Защищаем форму от изменений и сохраняем как шаблон

Теперь осталось защитить от изменений всю нашу форму (оставляя только возможность заполнения полей). Хоть эта процедура была описана в прошлой статье, пройдусь по ней еще раз:

• Все на той же закладе Developer нажимаем “Restrict Editing”

• На открывшейся панели ставим галку “Allow only this type of editing in the document”, в выпадающем списке выбираем “Filling in forms” и нажимаем кнопку “Yes, Start Enforcing Protection”

• В открывшемся окне вводим какой-нибудь пароль (еще раз напоминаю, что мы защищаемся от случайного изменения, а вовсе не от преднамеренной подделки или порчи):

• Сохраняем документ как шаблон:

Все, наш шаблон готов!!!

Теперь на основе его мы можем создавать сколько угодно реальных отчетов. Вот так выглядит такой документ в процессе редактирования (обратите внимание на значок “+”, с помощью которого мы добавляем новые элементы в списки и таблицы):

Ну и, конечно, резонный вопрос: как получить данные, введенные в форму?

Шаг 7. Получаем данные

• Заполним наш документ… например, во так:

• Сохраним документ, а затем поменяем его расширение на .zip.
• Откроем наш полученный .zip-архив (если у вас Windows 7 и старше, то это не составит проблемы, иначе нужно будет предварительно распаковать архив), перейдем к папке customXml, выберем и откроем файл item1.xml:

• Увидим мы, приблизительно вот такой результат:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" 
              subject="Результаты разработки шаблонов отчетов совещаний" 
              date="2013-09-21" secretary="Романов М.">
    <participants>
        <participant name="Романов М."/>
        <participant name="Бушмелев С."/>
        <participant name="Просалов М." />
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="Как результат?" solution="Устраивает!" 
                  responsible="Романов М." controlDate="2013-09-23T00:00:00"/>
        <decision problem="Что дальше?" solution="Внедряем!!!" 
                  responsible="Романов М." controlDate="2013-12-31T00:00:00" />
    </decisions>
</meetingNotes>

 

Верно и обратное!

 

Если мы возьмем и заменим файл item1.xml вот на такой:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" 
              subject="Проблемы..." 
              date="2013-09-21" secretary="Неизвестный Н.">
    <participants>
        <participant name="Известный, но плохо К."/>
        <participant name="Почти-Незаметный В."/>
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="Кто виноват?" solution="Все!" 
                  responsible="Кто-Попался Т." controlDate="2000-01-01"/>
        <decision problem="Что делать?" solution="Не знаю!!!" 
                  responsible="Кто-Попался-Повторно Й." controlDate="2999-12-31" />
    </decisions>
</meetingNotes>

То результат станет вот таким:

Обратите внимание, что поменялось в том числе число элементов в списке – все в соответствие с данными в XML!

Конечно, извлечение данных вручную – занятие не для слабонервных! Но тут можно сказать только одно – все же данный инструмент в большей степени рассчитан на разработчиков. Да, создавать формы может любой опытный пользователь, а вот автоматизация их обработки – дело для разработчика.

Для тех, кто все же имеет разработчика под рукой, могу сослаться в качестве примера на статью Электронные формы в Microsoft Word 2007: извлечение и вставка данных.

Ну и для тех, кому не хочется проделывать все шаги статьи, чтобы только убедиться, что автор не наврал (или кто захочет повторить процесс целиком или частично), прикладываю документы, которые создавались в процессе работы:

• Документ-болванка, до создания из него формы
• Готовая, но еще не защищенная форма
• Конечный пример 1
• Конечный пример 2